Система учета рабочего времени сотрудников

Учет рабочего времени сотрудников при помощи СКУД

Основной из задач на предприятиях является контроль посещения сотрудниками своих рабочих мест, а также контроль над выполнением работниками своих обязанностей в полной мере. особенно значимо это становится при увеличении числа сотрудников. Дополнительный наём персонала, отвечающего за дисциплину, нельзя назвать хорошим ответом в современных условиях, т.к. это увеличивает постоянные издержки.

Автоматические системы контроля и управления доступом с возможностью учета рабочего времени в этом случае предпочтительнее – основные затраты на них единовременны. Да и, как показывает практика, эти системы быстро окупаются за счет улучшения продуктивности труда работников.

Програмное обеспечение сетевых СКУД позволяет формировать настраиваемые в широких пределах отчёты о наработке персонала и нарушениях графика: учёт ранних и поздних приходов или уходов (на работу, с работы, на обед, с обеда), учёт оправдательных документов, разные способы вычисления присутствия на рабочем месте, возможность игнорирования мелких нарушений.

Получаемый отчет может включать в себя данные как по каждому из дней, так и итоговые за заданный период времени.

Кроме этого, с помощью фильтра можно ограничить список отображаемых в отчете сотрудников.

Для создания необходимых отчётов с индивидуальными настройками можно добавлять произвольное количество профилей. Также в профиле настраивается способ представления отчёта: по сотрудникам, по датам, отделы по алфавиту, отделы по вложенности.

В частности, в отчете за день может отображаться следующая информация:

  • Начало фактического присутствия. В зависимости от способа учёта интервалов присутствия может являться как временем первого входа (или полуночью, если последнее событие в прошлых сутках было входом), так и первым фактом доступа в сутках, независимо от его направления.
  • Время ухода и прихода с обеда.
  • Окончание фактического присутствия. В зависимости от способа учёта интервалов присутствия может являться как временем последнего выхода (или полуночью, если последнее событие было входом), так и последним фактом доступа в сутках, независимо от его направления.
  • Время отсутствия. Сумма всех интервалов отсутствия между первым входом и последним выходом.
  • Фактическая наработка. Сумма всех интервалов присутствия.
  • Фактическая наработка без обеда. Сумма всех интервалов присутствия за вычетом времени обеденного перерыва.
  • График. Показывает время, которое сотрудник должен был отработать за этот день согласно присвоенному ему режиму.
  • Наработка по графику. Сумма всех пересечений интервалов присутствия с графиком работы.
  • Интервалы отсутствия в рабочее время. Выводит интервалы отсутствия сотрудника в течение дня.
  • Нарушения при приходе и уходе (с обеда, на обед, с работы, на работу).
  • Оправдания и комментарии к ним.
  • Количество проходов.

Также существует возможность автоматической отправки унифицированного отчета о рабочем времени сотрудников на заданные адреса электронной почты. При этом, как и для любого другого действия системы по расписанию, вы можете настроить:

  • как часто необходимо получать такой отчет: раз в месяц, неделю, каждый понедельник, ежедневно или с какой-то другой периодичностью
  • время отправки письма: в 8 утра, в полдень и так далее.

Формирование унифицированного отчета будет происходить по указанному профилю, за выбранный период:

  • прошлый/текущий месяц или неделю
  • последние 7, 30 дней или любой указанный вами период.

Установка и продажа систем контроля и управления доступа СФИНКС и БОЛИД в Нижнем Новгороде и Нижегородской области по доступным ценам. Гарантия на монтаж и оборудование 1 год. Подбор оборудования, проектирование СКУД, СКД, монтаж и пусконаладка, обслуживание. Бесплатная консультация по номеру 8 (831) 291-40-61

Важное замечание: табель учета рабочего времени в бумажном варианте является обязательным документом!

Некоторые работодатели желают вести автоматизированный учет использования рабочего времени и не скупятся на внедрение электронных систем (ЭСУРВ). Электронные системы учета рабочего времени интегрируются с автоматизированными системами мониторинга доступа (ЭСКУД). Устанавливаются автоматизированные системы на входе или выходе из здания, монтаж также может быть произведен внутри офиса в таких помещениях, как: комната для переговоров, столовая, курилка, рабочие кабинеты и т.д. Широкие возможности ЭСУРВ доступны при наличии финансов на реализацию подобных проектов.

Все точки установки электронных считывателей (оборудованных датчиками) позволяют контролировать перемещения сотрудников во время рабочего дня. Работодатель получает возможность контроля прихода и ухода работников на службу. Самым оптимальным вариантом персональных идентификаторов являются отпечатки пальцев. Работник должен соблюдать все требования корпоративной политики, регулирующей правила внутреннего распорядка труда, в которых отражены допустимые опоздания и время начала и конца рабочего дня

Электронный учет рабочего времени.

Часто электронный учет рабочего времени внедряется на предприятии совместно с контролем доступа (СКУД). Системы в комплексе позволяют контролировать соблюдение трудовой дисциплины сотрудниками, в частности опоздания на службу и нерациональное использование трудового времени. И исходя из полученной информации руководитель уже разрабатывает меры по устранению этих нарушений. Однако СКУД, как правило являются довольно дорогими системами из-за необходимости привлекать стороннюю организацию для монтажа и настройки системы.

У многих сотрудников привычка удаляться каждый час на перекуры перерастает в общение с коллегами на отвлеченные темы. Это негативно сказывается на общей производительности труда всей компании. Чтобы избежать разногласий с работниками по причине частого покидания рабочего места, продолжительность перерывов на перекуры должна быть зафиксирована локальным нормативным актом.

Многие руководители решают проблему следующим образом: за 5 минут до окончания каждого часа работник может сходить покурить. Правила внутреннего трудового распорядка – тот документ, который регламентирует эти перерывы в 10 час 55 мин, в 11 час 55 мин и т.д.

Чтобы можно было фиксировать время, которое работник тратит на курение, можно установить на входе в специальную комнату считыватель электронных прокс-карт. Не нужно забывать, что при оборудовании этой комнаты должны быть соблюдены все требования пожарной безопасности. Это Правила ППБ 01-03, действующие на всей территории России и утвержденные Приказом руководителя МЧС РФ за № 313 от 18 июня 2003-го года.

При помощи программ по учету рабочего времени можно отслеживать все действия сотрудников, направленные на симулирование добросовестного труда. Всем знакомая ситуация: клерк пришел на свое рабочее место, вошел в корпоративную сеть и ушел по своим делам. Он может болтать с сослуживцем, пить кофе или разговаривать по телефону на личные темы.

Раньше работодатель не знал, занимается ли он непосредственно работой или болтается без дела. Теперь с системами ЭСУРВ и СКУД «спрятаться» от всевидящего ока начальника будет практически нереально.

Компании, где требуется более сильная защита персональных данных сотрудников и корпоративной информации, могут применяться более сложные с технологической точки зрения карты с биометрическими данными каждого сотрудника. Воспользоваться чужой прокс-картой совершенно невозможно, происходит очень точная идентификация. Биометрическими данными в этом случае могут выступать рисунок линий на ладони, радужная оболочка глаза, отпечаток одного или нескольких пальцев и проч. Устанавливать такую сложную систему электронного учета рабочего времени целесообразно на объектах повышенной секретности.

Одна фирма, занимающаяся оптовой торговлей, разместила на всех площадях терминалы со считывателями биометрических данных. Идентификация персонала производится по отпечаткам пальцев. Сотрудники, прежде чем подойти к своему ПК, прикладывают палец к оптическому сканеру. Тот, в свою очередь, передавал информацию о времени и личности работника. Данные передаются в бухгалтерию и кадровую службу – одновременно осуществляется учет времени труда и начисление заработной платы.

Биометрические терминалы превосходят считыватели прокс-карт по точности и достоверности. Ведь обмануть карточную систему легко, достаточно поднести чужую карточку. Идентифицировать коллегу по отпечатку друга не получится. Таким способом можно сильно повысить результативность труда и снизить непроизводительные потери сменного времени.

Привычная ситуация – один сотрудник решил отлучиться и попросил коллегу поработать за него. Тот, используя чужую прокс-карту, фактически выполняет несвойственные ему функции. И неизвестно, обладает ли он необходимыми знаниями и навыками для этой работы.

Или еще вот такой случай имеет место быть в крупных компаниях – один работник открывает дверь опоздавшему коллеге своей картой или ключом и не происходит фиксация факта его опоздания.

Система, в которой используются электронные ключи, карты или иные приспособления для считывания, не может гарантировать работодателю 100% уверенности в честности сотрудников и абсолютном соблюдении трудовой дисциплины.

Анализ биометрических данных исключает такую возможность, сотрудники получают только заработанные деньги и не могут присваивать чужой труд или иным способом хитрить.

Руководитель оптовой компании, установивший биометрические терминалы, почувствовал реальную экономию на заработной плате, которая раньше присваивалась персоналом необоснованно.

Simple Work Time Control.

У нашей электронной системы, учитывающей рабочее время, есть масса возможностей:

  • Работодатель всегда видит местонахождение подчиненного;
  • Все опоздания или ранние уходы фиксируются с точностью до секунды;
  • Учитывается время переработки.

Эти и иные сведения могут быть получены из системы в форме текстовых или табличных отчетов.

Вся информация поступает на монитор в режиме реального времени, может сохраняться в архиве. Основные отчеты отправляются на e-mail руководителям подразделений, которые могут их просматривать с любого современного смартфона или планшета.

Выбирая электронную систему, не всегда решающим фактором выступает численность персонала компании. У некоторых небольших фирм, которые имеют корпоративные тайны или в силу специфики своей деятельности должны придерживаться безопасности, установка ЭСКУД не обсуждается.

Современные средства учета и контроля использования рабочего времени помимо своей главной задачи помогают поддерживать имидж компании, оберегая конфиденциальные сведения.


Недостаток свободных средств ограничивает организации в установке электронных систем учета затрат труда и управления доступом к ресурсам. Поэтому, до недавнего времени, даже на крупных заводах часто встречались традиционные турникеты на проходной, смена охранников и бумажные табеля для учета рабочих дней в цехах и бухгалтерии.

Электронный учет рабочего времени не избавляет работодателя от ведения бумажного табеля. Для этого существуют две унифицированные формы — №№ Т-13 и Т-12. Нельзя бумажные отчеты заменить электронными, однако их легко можно распечатать!

Некоторых сотрудников интересует вопрос: обязаны ли они регистрироваться в электронной системе для учета их рабочего времени при внедрении таковой работодателем? Трудовой кодекс такой обязанности работнику не вменяет.

Если работник не хочет регистрироваться в ЭСУРВ, он может сослаться на букву закона, а именно – на статью 91 ТК России. Данная статья обязывает работодателя самостоятельно вести учет трудовых затрат подчиненных. Но с другой стороны, положения трудового договора могут ссылаться на такую регистрацию – положения ст. 57 ТК (часть 4). Работодатель может закрепить данную норму локальным актом, например, Правилами внутреннего трудового распорядка – статья 189 Трудового законодательства РФ, часть 4.

Электронный учет рабочего времени несет преимущества и работнику, и его руководителю. Подчиненному проще доказать свою правоту в случае необоснованного лишения премии, к примеру, за систематические опоздания на службу.

Заказать электронную систему Simple WTC вы можете на нашем основном сайте www.labus-lab.ru

Запись опубликована автором labus в рубрике Методология учета рабочего времени.

Системы учета рабочего времени

Успешность работы любого предприятия зависит от дисциплинированности сотрудников.

Автоматизированная система учета рабочего времени (СУРВ) позволяет организовать эффективный контроль за персоналом и без дополнительных вложений повысить рентабельность бизнеса.

Как организовать

Существует множество вариантов организовать автоматизированный учет рабочего времени: от специального терминала для отметки персонала до программного обеспечения, отслеживающего активность пользователя персонального компьютера. Стоимость подобных систем в Москве также разнообразна и может составлять от пары тысяч до нескольких миллионов рублей. Но анализ большинства подобных предложений показывает, что наилучшим вариантом организации системы контроля учета рабочего времени, является интеграция её со СКУД.

Сотрудник получает пропуск (например, карту) и при входе, выходе проходит через точку прохода (дверь, турникет, шлагбаум) — оборудование которой и проводит учет времени нахождения на объекте.

Без систем контроля доступа, на сегодняшний день, не работает ни одно предприятие, поэтому организовать учет рабочего времени без лишних затрат можно на любом из них. Большинство сетевых систем контроля доступа поддерживает такую возможность даже в базовых версиях.

Как работает

Программное обеспечение СКУД позволяет учитывать не только факты прохода на объект и выход с него, но и рассчитывать время нахождения сотрудника на объекте. Например, работник прошел через турникет в 9.00, а в 16.00 покинул здание. Система обработает данные и покажет, что данный работник находился на рабочем месте семь часов. При развитом контроле доступа, когда отдельные блоки здания или корпуса на территории имеют свои режимы пропуска, возможен более детальный контроль т.к. в анализе будет учитываться длительность нахождения сотрудника в той или иной части предприятия. Различные настройки позволяют задавать необходимые параметры, например, исключить из расчета интервалы, когда работник покидал здание, либо, напротив, рассчитывать часы только по первому входу и по последнему выходу в заданный период.

Типовое решение №1 – система контроля доступа + учет отработанного времени

Типовое решение №2 – УРВ на основе считывателей без СКУД

Типовое решение №3 – УРВ с помощью специального терминала

Какие задачи решает

Комплексы учета рабочего времени позволяют решать множество задач:

  • Фиксация прихода, ухода сотрудников;
  • Автоматический учет количества отработанных часов;
  • Фиксация опозданий и других нарушений трудовой дисциплины;
  • Анализ работы сотрудников различных подразделений.

Данная информация в дальнейшем может анализироваться кадровой службой, бухгалтерией, службой безопасности объекта для выработки предложений по совершенствованию производственных процессов. Кроме того, наличие и эффективная работа системы позволяет избежать многих спорных ситуаций. Например, при почасовой оплате персонала программа четко фиксирует время прихода и ухода конкретного сотрудника и показывает количество отработанных часов, что полностью исключает человеческий фактор из расчета заработной платы.

Практика показывает, что установка СКУД с поддержкой системы учета рабочего времени, позволяет поднять эффективность производственных процессов на всех уровнях до 25-30 процентов в течение первых трех-четырех месяцев работы. Таким образом, затраты на внедрение комплекса контроля окупаются примерно за год, не учитывая при этом повышение уровня безопасности объекта.

Как поставить

Как было отмечено выше — оптимальным вариантом формирования системы учета рабочего времени является её интеграция с системами контроля доступа. Поэтому доверять мероприятия по внедрению необходимо тем же специалистам, что и монтаж СКУД.

Кстати, опытные монтажники всегда расскажут о возможностях оборудования по контролю доступа учитывать рабочее время.

Это еще один дополнительный довод в сторону необходимости сотрудничества с профессиональными установщиками.

Необходимость организации мониторинга времени работы персонала должна приниматься в расчет еще при проектировании системы контроля доступа. Исходя из этой потребности строится выбор оборудования с необходимым функционалом. Большинство современных комплексов контроля доступа ведут обработку данных о проходе и позволяют формировать различные реестры. Однако специальные возможности по учету позволяют получать данные необходимые конкретным подразделениям компании. Например, информация об уходе с работы раньше времени может незамедлительно поступить в отдел кадров для фиксации нарушения дисциплины, а общее количество отработанных за день часов по сотрудникам в виде табелей поступит в бухгалтерию для расчета заработной платы.

Современные системы контроля доступа – это не только средство обеспечения безопасности объекта, но и возможность повышения эффективности бизнес-процессов за счет грамотной работы с персоналом. Автоматизированный учет работы которого, позволяет контролировать дисциплину и своевременно пресекать недобросовестные действия сотрудников, а также значительно сокращать время на стандартные операции, например, расчет заработной платы.

.

.

Добавить комментарий

Закрыть меню