Собеседование на офис менеджера

Найм персонала

Прием сотрудников на работу происходит в несколько этапов и самым последним является подбор и найм персонала. На этой стадии окончательно закрепляются будущие отношения между сотрудником и его работодателем.

Отбор и найм персонала

Задача найма состоит в том, что в связи со спросом на рабочую силу необходимо найти не только определенное количество сотрудников, но и сотрудников с наиболее подходящей квалификацией чтобы минимизировать проблемы управления персоналом. Когда может возникнуть необходимость в отборе и найма персонала? Современным организациям часто требуются новые сотрудники. Наем чаще всего необходим в следующих ситуациях:

  • Когда организация только создается;
  • Когда имеет место расширение предприятия;
  • Когда нужно заменить уволившегося сотрудника.

Организация найма персонала представляет собой довольно трудоемкий процесс. Перед кадровыми сотрудниками встают два важных вопроса. Первый вопрос касается непосредственно поиска сотрудников, а второй вопрос заключается в том, каким образом необходимо оповестить потенциальных сотрудников об открывшихся вакансиях. Источники набора могут быть разделены на две категории: внутренний и внешний. Внешний найм осуществляется среди людей, которые до сих пор не имели ничего общего с организацией. Внутренний найм касается тех сотрудников, которые уже трудятся в данной организации. Совершенствование системы управления персоналом организации играет так же немаловажную роль, но об этом читайте в другой нашей статье.

Система найма персонала

Внутренние и внешние источники имеют как свои преимущества, так и недостатки.

Среди преимуществ первых можно выделить:

  • Повышение уровня производительности;
  • Минимальные затраты для привлечения новых сотрудников;
  • Шанс для карьерного роста того или иного кадра;
  • Освобождение должностей для более молодых и перспективных сотрудников;
  • Претенденты уже хорошо знакомы руководителям организации.

Среди недостатков можно отметить:

  • Соперничество среди сотрудников организации;
  • Более малые возможности для выбора сотрудников;
  • Риск возникновения панибратства в деловых отношениях.
  • У внешних источников недостатков практически нет, а среди преимуществ можно выделить следующие моменты:
  • Более широкие возможности выбора новых кадров;
  • Внутри фирмы не будут возникать различные интриги;
  • Развитие организации, так как новый сотрудник может по новому подходить к решению тех или иных задач.

Система найма и отбора персонала состоит из нескольких важных составляющих. Для того чтобы система найма персонала была максимально эффективной нужно использовать инновационные технологии отбора. Нужно понимать что такие понятия как «найм» и «набор» отличаются друг от друга. Процесс набора представляет собой системный подход и включает такие моменты как:

  • Необходимо провести анализ для того чтобы выявить в каких кадрах нуждается предприятие;
  • Нужно сформулировать для персонала определенные требования, чтобы выявить, кто именно нужен компании.
  • Требуется выявить источники, откуда будет осуществляться набор;
  • Необходимо подобрать методику для оценки потенциальных сотрудников.

Технология найма персонала

Для того чтобы правильно организовать найм, а также обучение персонала необходимо следовать следующим правилам:

  • Одним из наиболее важных инструментов технологии найма персонала является разработка профиля должности. В данном документе необходимо обозначить, как называется вакансия, добавить ее описание, определить требования к потенциальному сотруднику. Обычно этим должен заниматься менеджер компании, но ни сам руководитель.
  • Найм персонала в организацию обычно не обходится без конкурсов. Организатор конкурса должен составить план с различными датами, такими как количество конкурсов, бюджет и другое.
  • Необходимо разместить  вакансию. Для этого потребуется использовать как можно больше каналов. От того сколько людей узнают о новой вакансии зависит и успех конкурса.
  • Необходимо составить портрет будущего работника. Если, к примеру, необходим молодой сотрудник, студен, объявления можно развесить в некоторых ВУЗах.
  • Конкурс необходимо проводить в несколько этапов.

    Часто возникает такая ситуация, что из-за большого количество претендентов, многие уходят, так и не дождавшись своей очереди. Для начала необходимо выявить наиболее подходящих кандидатов, а потом провести более подробное собеседование. Для технологии найма многие организации используют программу под названием «Mindmanager».

Управление наймом персонала

На сегодняшний день человеческие ресурсы становятся все более важным и ценным активом, который могут использовать субъекты хозяйствования. Персонал часто играет определяющую роль в определении прибыли организации. При управлении наймом персонала перед руководителем может возникнуть серьезная проблема. Это случится в том случае, если новый сотрудник через короткое время решит уволиться. Когда новый сотрудник выйдет на работу в первый рабочий день, для него уже должно быть подготовлено рабочее место. Для этого необходимо не только оборудовать рабочее место. Наличие куратора значительно облегчит процесс управления персоналом. Найм персонала уже будет пройденным этапом и теперь у нового сотрудника настает испытательный срок.

В течение этого периода новый работник должен будет понять, что требуется от него и понять, как выполнять поставленные задачи. Куратор необходим для того, чтобы новый кадр не испугался сложных задач. Для того чтобы контролировать рабочий процесс нового сотрудника при найме персонала, можно вести систему отсчетов. Она может быть как ежедневной, так и еженедельной. Не лишними будут различные тренинги и семинары. Это позволит новичку быстрее понять специфику работы и повысить уровень своей квалификации. После периода адаптации руководитель сможет вынести решение оставить нового сотрудника или уволить его.

Очень важно качественно выполнять профессиональные обязанности на должности офис-менеджера, даже если и видите возможности для реализации своего потенциала на более высоких должностях.

Один из вопросов, который часто можно услышать на собеседовании: кем вы видите себя через 5-10 лет. Ответ на этот вопрос помогает работодателю понять, планирует ли кандидат на вакансию надолго оставаться в компании (вижу себя квалифицированным специалистом, нужным компании) или же воспринимает должность как стартовую ступеньку (хочу набраться опыта и открыть свое дело — иногда отвечают и так). А если и хотел бы остаться, то в качестве кого, каковы амбиции и карьерные устремления соискателя. Ведь если он обучится всем премудростям работы и уйдет в тот момент, когда станет незаменимым — это будет целой трагедией для компании.

Устраиваясь на должность офис-менеджера, вряд ли кто может сказать, что мечтает оставаться на этой должности всю жизнь. Однако важно осознавать, что компании, в которую вы устраиваетесь, в данный момент необходим офис–менеджер, человек, имеющий, прежде всего, навыки и умения, необходимые для обеспечения эффективной жизнедеятельности офиса.

Кроме того, секретарь — это лицо фирмы, и часто именно по секретарю судят о руководителе и о компании в целом.

Именно на своем рабочем месте вы можете зарекомендовать себя как: пунктуального, грамотного специалиста, который умеет работать с техникой, подготовить необходимый материал, правильно вести переговоры по телефону, быть лицом компании.

При этом у вас всегда есть два пути: вы можете стать дисциплинированным и грамотным офис-менеджером, или членом команды, которому близки интересы и проблемы компании. Тогда сможете выполнять не только техническую часть, но и вносить свои предложения или замечания, которые, безусловно, будут оценены руководством или теми людьми, с которыми вы непосредственно работаете. Т. е. станете тем незаменимым членом команды, который будет выполнять часть общей важной работы.

Есть ли возможности карьерного роста для офис-менеджера? Конечно, есть! Ведь путь от офис-менеджера до Хорошего Офис-Менеджера очень длинный и очень трудный. Но те, кто пройдут его, никогда не изменят своей профессии.

Кроме того, именно от офис-менеджера зависит тепло, уют, миролюбивый и позитивный настрой в офисе. Ведь часто этот специалист выполняет роль «души» команды.

Таким образом, вы приобретаете опыт работы с людьми, умение работать с информацией, и главное — в команде.

Однако, значит ли это, что вам обеспечен переход на более высокую должность и карьерный рост в этой компании?

К сожалению, нет. Получается парадокс, чем более квалифицированно вы выполняете свои обязанности офис-менеджера, тем более дорожит вами руководство и тем труднее найти вам замену. Поэтому, для дальнейшего карьерного роста, чаще всего, приходится менять работу. При поиске нового места, указав в резюме не только свою нынешнюю должность, но и весь тот опыт, который вы приобрели и из которого уже «выросли», вы, безусловно, можете претендовать на более высокую должность, продвигаясь, таким образом, по карьерной лестнице.

Но в каждом случае важно исходить из реалий — открытый и честный разговор с руководством, может заставить его взглянуть на вас новым взглядом и оценить все «за» и «против» вашего ухода. Важно одно — чем больше у вас будет умений, знаний и опыта, тем больше возможностей самой управлять своей жизнью.

Чтобы оставить комментарий, нужно войти.

Вопросы на собеседовании

Составление резюмеКонсультацииПеревод резюме

Собеседование — это очень волнительное и ответственное событие для каждого соискателя. Ведь от того, как Вы себя проявите на интервью с работодателем, зависит его исход и результат, а также успешное получение желаемой должности. Вопросы на собеседовании могут быть абсолютно разные. Большинство кандидатов сейчас обычно готовятся к собеседованиям и активно собирают информацию о вакансии, изучают компанию, в которой будет интервью и вопросы, задаваемые на собеседовании.

Специально для Вас у нас появились услуги, которые помогут Вам успешно трудоустроиться.

Опираясь на свой многолетний практический опыт в сфере подбора персонала и комплексной работы с соискателями, наши специалисты подготовили  вопросы, задаваемые при собеседовании на работу. Мы постарались выделить самые частые вопросы на собеседовании. Эти вопросы используются уже много лет HR-специалистами в разных сферах деятельности.
Вы узнаете о том, какие вопросы задают на собеседовании соискателям и как лучше на них отвечать. Вопросы на собеседовании на работу постоянно обновляются. Мы предлагаем Вам познакомится с самыми основными, чтобы Вы смогли успешно пройти интервью.

Самые частые вопросы на собеседовании

Вопрос 1.Расскажите немного о себе.
С этого вопроса начинается любое собеседование. Нужно уделить внимание важным моментам: какое образование получили, где начиналось
развитие Вашей карьеры. Этому рассказу уделите не более 2-3 минут, останавливаясь подробно на Вашем функционале. Чаще употребляйте такие словосочетания как «наша компания»,» наш отдел под моим руководством» и тд.

Вопрос 2.Расскажите, чем Вы занимались на прошлом месте работы.
Расскажите про обязанности и достижения, которые были у Вас в процессе работы в предыдущей компании. Не говорите слишком много, только самое важное и по существу.

Вопрос 3. Чем Вас заинтересовала вакансия нашей компании?
Задача этого вопроса —  хорошо ли Вы владеете информацией о компании, в которую пришли на интервью. Вы можете сказать, что Вы много слышали о компании, как она динамично развивается в данный момент, а Ваш  профессиональный опыт может помочь ей в реализации планов на дальнейшее развитие.

Вопрос 4.Почему Вы ушли с предыдущего места работы?

Назовите кратко основную причину поиска работы. Например, это неудобство месторасположения, отсутствие профессионального роста, смена руководства. Никогда не ругайте и не критикуйте своего бывшего руководителя и коллектив, каким бы плохим он не был.


Вопрос 5. Чего Вы ждете от новой работы?
Все соискатели ждут от новой работы стабильности, это самое главное, о чем стоит сказать. Если Вы мечтаете о карьерном росте и профессиональном развитии, упомяните об этой в диалоге с работодателем. Можете также отметить, что Вы ждете интересной и разноплановой работы, которая позволит Вам развиваться.

Вопрос 6.Что Вы знаете о нашей компании?

Прежде, чем ехать на собеседование изучите информацию о компании.

Сколько лет существует, какая численность, имеет ли филиалы и представительства в городах России. Расскажите все, что  Вам удалось узнать о данной фирме, только самое важное и актуальное.

Вопрос 7.Как Вы представляете свой первый рабочий день на новой работе?

Этот вопрос, на самом деле, не такой простой, как кажется.По мнению специалистов, этот вопрос нужен, чтобы узнать кто Вы: «процессник» или «результатник».»Процессники» те, кто легко работают с бумагами и документами, это секретари, офис-менеджеры, бухгалтера.
«Результатники» ориентированы на получение результата. К таким специалистам относятся менеджеры по продажам, руководители отдела продаж, менеджеры по персоналу.

Вопрос 8. Кем Вы видите себя через 5 лет?
На этот вопрос нужно отвечать обтекаемо, например, вы хотели бы со временем занять более ответственную и серьезную должность, иметь расширенный функционал. Никогда не говорите, что у вас есть планы о создании собственного бизнеса или открытии собственной компании.

Вопрос 9.Чем Вас привлекает эта должность?

Ответ должен быть аргументирован и серьезен, возможны такие ответы, как» желание применить свой опыт»,» работа  компании-лидере рынка,» возможность реализовать свой профессиональные навыки в новой для себя сфере».

Вопрос 10. Что для Вас важно в работе?
Расскажите о том, какую работу Вы хотели бы получить, какие условия работы для Вас оптимальны.

Важно ли для Вас рабочее место, атмосфера в коллективе, социальные гарантии и т.д.

Вопрос 11. Какой коллектив для Вас оптимален?
На самом деле, это не такой вопрос, как кажется. Очень часто кандидат задает уточняющий вопрос рекрутеру о том, что же он имеет ввиду. Можно ответить так: «Для меня оптимален коллектив, где есть взаимовыручка, помощь и поддержка. Для меня важно мнение моего руководителя о моей работе и благоприятная атмосфера внутри отдела».

Вопрос 12.Расскажите о трех успехах и трех неудачах в профессиональной деятельности.
Конечно, Вы живой человек и склонны совершать ошибки, расскажите о 3-х самых значимых ошибках. Упомяните о том, что с опытом Вы поняли, что можно было поступить иначе или избежать этих ошибок. Расскажите, также, о самых ярких достижениях в Вашей профессиональной карьере. Этот вопрос имеет и другие модификации. Вас, также, могут спросить о том, совершали ли Вы ошибки в работе. На этот вопрос нужно отвечать утвердительно. Да, ошибки у Вас были, и с опытом Вы стараетесь больше их не допускать.

Вопрос 13. Расскажите о своих основных сильных/слабых сторонах.
Сначала нужно назвать свои качества, которые помогут Вам эффективно справляться с этой работой. О своих слабых сторонах никогда не говорите прямолинейно. Постройте свой ответ лучше так, чтобы немного сдвинуть акценты: упоминая о своих недостатке, дополняйте Ваш ответ компенсирующими его положительными качествами.

Вопрос 14.Почему Вы считаете, что мы должны сделать выбор в пользу Вашей кандидатуры?
Опишите свои преимущества, подчеркните Ваш релевантный опыт работы и свое желание развиваться, профессионализм,  умение выполнять свою работу качественно и в сжатые сроки.

Вопрос 15.Как долго вы планируете проработать на этой должности без карьерного роста?
На этот вопрос нужно отвечать честно, в зависимости от того, что Вы ждете от этой организации. Любая компания готова рассматривать работающего сотрудника на другую, более высокую должность, через 2 года.

Вопрос 16. Чем Вы занимаетесь в свободное время?
Расскажите о своих увлечениях, как проводите свои выходные дни, как Вы отдыхаете. Расскажите, что любите читать профессиональную литературу и увлекаетесь активными видами спорта. Такой вариант является беспроигрышным на любом собеседовании.

Вопрос 17. Какую последнюю книгу Вы прочли?
Вас могут спросить про последнюю прочитанную Вами книгу или о той книге, которую Вы сейчас читаете. Или о Ваших музыкальных пристрастиях, например.
Лучше, чтобы Вы ответили сразу. Такой вопрос направлен на выяснение общего уровня развития и стремления к саморазвитию кандидата. Если Вы назовете одну профессиональную книгу, а другую художественную, это будет только плюсом для Вас.

Вопрос 18. О чем Вы мечтаете?
Вопрос на выявление того, насколько кандидат готов поделиться сокровенным желанием, тем, что по его мнению пока недосягаемо. Ведь мечта, иногда, это то, чему никогда не суждено сбыться. Никогда не отвечайте, что у Вас нет мечты, мечта есть и должна быть у каждого. Вашей мечтой может быть желание побывать во всех столицах мира или поплавать с аквалангом, например.

Вопрос 19.Когда Вы можете приступить к работе?

Если Вам нужно время для того, чтобы подумать над предложением работодателя, скажите об этом. Предупредите работодателя, если Вам нужно отработать 2 недели на прошлом месте работы. Если предложение Вам понравилось, Вы можете сказать, что готовы приступить к работе в любое время.

Вопрос 20.Какие у Вас есть вопросы?

Вы обязательно должны задать вопросы интервьюеру. Спросите о своих обязанностях, самой работе, численности сотрудников в отделе. Вопрос о карьерном росте нужно задавать осторожно, возможно, должность этого не предполагает или в компании нет возможности карьерного роста. Узнайте о мотивации, соц.пакете, нормированности рабочего дня. Вы должны быть уверены, что приступив к работе не разочаруетесь в этой компании.

Примерных вопросов на собеседовании очень много. Мы очень надеемся, что наша статья о том, какие вопросы задают на собеседовании на работу, поможет Вам подготовиться к грядущему интервью. Вы узнаете, как отвечать на вопросы на собеседовании и чему стоит уделить особое внимание.
Мы рекомендуем готовиться к каждому интервью и изучать информацию о вакансии и компании,
в которую Вас пригласили.

Добавить комментарий

Закрыть меню