Docsvision описание программы

DocsVision — система документооборота

Отличное решение для автоматизации документооборота.

Возможна полная интеграция с «1С:Предприятие 8»

Программная платформа DocsVision 3.5 — это новая версия комплексной платформы DocsVision, разработанная на базе самых современных программных технологий и предназначенная для автоматизации процессов управления, документооборота и для создания интегрированных приложений. DocsVision — результат многолетней работы в области разработки приложений для автоматизации процессов управления и документооборота.

Программная платформа DocsVision — это не только средство для внедрения современных практик управления компанией, но и первый шаг при создании инфраструктуры управления знаниями.

Система DocsVision поддерживает модули криптографической защиты для обеспечения шифрования и электронной подписи документов, в частности, с использованием сертифицированных ФАПСИ средств «Крипто-Про»

Установив в своей компании DocsVision, вы получаете возможность:

  • осуществлять контроль над процессами, происходящими в организации;
  • внедрять новые приложения, созданные на платформе;
  • добавлять функции управления процессом обработки документов в приложения, которые уже используются в организации.

Система DocsVision является платформой, на которой реализован набор законченных приложений.

Программная платформа DocsVision — включает средства моделирования приложений, сервер приложения системы и базовое клиентское обеспечение системы. Платформа DocsVision обеспечивает тесную интеграцию всех приложений и программ, созданных на ее базе, и единое пространство управления документами и процессами в организации

Система DocsVision может использоваться автоматизации документооборота, в том числе для решения широкого круга задач, связанных с обработкой документов и выполнением бизнес-процессов на предприятии. Поскольку система является не узкоспециализированным приложением, а включает платформу для создания решений определенного класса, сценарии и предметные области её использования в конкретных организациях могут быть весьма разнообразны. Ниже приведен далеко не исчерпывающий список сценариев возможного использования DocsVision.

Общее делопроизводство

Регистрация входящей в организацию корреспонденции, направление на рассмотрение должностным лицам и контроль её прохождения

Формирование заданий по исполнению входящих документов и контроль по всей цепочке исполнения, включая делегирование, подчиненные и связанные задания

Регистрация и учет исходящей корреспонденции, формирование двусторонних связей с входящей корреспонденцией

Работа с внутренними служебными записками, формирование связей «в ответ на», назначение заданий и контроль их исполнения.

Процессы подготовки приказов руководства и решений коллегиальных органов на основании рапортов (служебных записок, протоколов совещаний), включая этапы создания, согласования, утверждения, публикации, подтверждения об ознакомлении и контроля исполнения

Управление нормативной документацией, включая коллективную подготовку, согласование, утверждение, ввод в действие, публикацию, подтверждение об ознакомлении, пересмотр, актуализацию, отмену

Оформление командировок, включая подачу и визирование заявки, издание приказа, выпуск необходимых документов, заказ билетов и бронирование гостиницы, регистрацию отчета по завершении командировки

Ведение архива нормативной и организационно-распорядительной документации с контролем прав доступа и управлением жизненным циклом документации.

Процессы обслуживания запросов клиентов

Управление процессом выполнения заявки на обслуживание, включая регистрацию, назначение исполнителей, производство работ, формирование необходимых документов, контроль исполнения этапов по срокам и качеству.

Такими запросами могут быть

В телекоммуникациях — запрос на подключение или изменение параметров услуги

В электроэнергетике — запрос на подключение или выделение дополнительной мощности

В сертифицирующих и лицензирующих органах — запрос на выдачу сертификата, лицензии, разрешения

В ремонте и обслуживании сложной техники и оборудования — запрос на производство регламентных или ремонтных работ

В позаказном производстве — запрос на производство продукции по стандартным циклам

В поставках сложных комплектов продукции и оборудования — запрос на поставку, подразумевающий закупки под заказ, комплектование, предпродажную подготовку, доставку, монтаж и пусконаладку, оформление разрешений

Работа с претензиями заказчиков (жалобами и обращениями граждан), включая регистрацию, направление на рассмотрение, назначение и контроль исполнения поручений, уведомление заявителя об итогах.

Продажи, закупки, договорная деятельность

Процесс прохождения сделки продажи я контролем этапов, от регистрации потенциальной возможности, далее по стандартным этапам цикла продажи, с формированием всех сопутствующих документов, до заключения договора

Подготовка и согласование договоров продажи и закупки, включая формирование проекта по шаблону, визирование, сбор замечаний, формирование протокола разногласий, выпуск консолидированной версии, согласование и подписание, с контролем этапов по срокам, результатам, текущему исполнителю

Процесс сопровождения договора, включая контроль исполнения обязательств по этапам договора

Ведение архива договоров и исполнения обязательств по ним с возможностью поиска, сортировки, фильтрации по различным атрибутам договора.

Процессы и информация жизненного цикла промышленных изделий:

Процессы выпуска и обновления конструкторской документации, включая первичное согласование, утверждение и ввод в действие, а также управление изменениями: инициирование, рассмотрение, внесение изменений и ввод их в действие с одновременным аннулированием устаревших версий

Процессы технологической подготовки производства, включая выпуск и обновление технологической документации, маршрутных карт, нормативов времени и расхода материалов и т. д.

Процессы производства экземпляров изделий, включая управление последовательностью выполнения работ, контроль прохождения этапов производства и контроля, предоставление доступа к необходимой конструкторской и технологической документации и фиксацию информации о качестве изделий

Процессы выпуска и обновления документации по эксплуатации и обслуживанию изделий, а также фиксации информации о проведенных в процессе эксплуатации регламентных и ремонтных работах

Ведение архивов конструкторской, технологической, производственной и эксплуатационной документации с контролем прав доступа, истории версий и изменений и управлением жизненным циклом документации.

Финансово-кредитная и страховая деятельность

Процесс разработки нового продукта (услуги) и вывод его на рынок, включая контроль этапов работ и формирование необходимой документации

Процесс заключения договора страхования, включая регистрацию заявки, формирование необходимого пакета документов, рассмотрение соответствующими инстанциями, заключение договора и оформление полиса

Процесс рассмотрения страхового случая, включая формирование пакета документов, получение необходимых согласований и выплату возмещения

Процесс выдачи кредита, включая регистрацию заявки, формирование необходимого пакета документов, рассмотрение соответствующими инстанциями, заключение договора

Хранение документов по выданным кредитам, документации кредитных историй заемщиков.

Управление ИТ-услугами

Процесс выполнения заявок на обслуживание информационной системы (служба HelpDesk, ServiceDesk), включая регистрацию обращений пользователей, инцидентов, проблем, известных ошибок, классификация запросов и назначение исполнителей, организацию доступа к необходимой документации (соглашение об уровне обслуживания, техническая документация) контроль этапов выполнения работ по срокам и результатам.

Процесс управления изменениями в информационной системе: регистрация запросов на изменение, классификация, согласование, принятие и исполнение решений по запросам с контролем этапов.

Этими примерами возможных сценариев использования DocsVision не ограничивается сфера его применения в деятельности конкретных предприятий. Они дают представление о классе задач, которые могут решаться с помощью  DocsVision. Поскольку этот тип систем является относительно новым в корпоративной ИТ-инфраструктуре, многие предприятия найдут новые, актуальные именно для них варианты использования DocsVision

Интегрированные приложения на платформе

Система DocsVision «Делопроизводство» представляет собой законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации бизнес-процессов и основных делопроизводственных процедур обработки документов в организации, включая:

  • Ведение картотеки документов
  • Создание электронного архива документов компании
  • Ведение справочников контрагентов и сотрудников организации
  • Организацию циклов разработки согласования документов
  • Организация контроля исполнения документов и заданий
  • Маршрутизация документов в организации и вне её
  • Автоматизация разнообразных процессов обработки документов
  • Организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов

Эта система может быть использована как законченное решение для внедрения в компаниях, либо использоваться в качестве прототипа при разработке приложения на заказ.

Структура системы может быть настроена в соответствии с потребностями конкретной организации.

Система DocsVision «Управление процессами» представляет собой полнофункциональный WorkFlow сервер и систему описания сложных процессов обработки информации в организации.

DocsVision «Управление процессами» обеспечивает практически неограниченные возможности для внедрения в организациях приложений, автоматизирующих разнообразные процессы обработки информации, а также возможности для внедрения технологий процессного управления.

Основными возможностями системы являются:   

  • Ведение картотеки документов
  • Создание электронного архива документов компании
  • Ведение справочников контрагентов и сотрудников организации
  • Организацию циклов разработки согласования документов
  • Организация контроля исполнения документов и заданий
  • Маршрутизация документов в организации и вне её
  • Автоматизация разнообразных процессов обработки документов
  • Организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов

Подробная информация о системе документооброта DocsVision содержится в 45 страничном буклете. Для получения буклета и другой дополнительной информации — отправьте запрос

Другой продукт — СЭД «Документооборот Проф» также можно использовать для автоматизации документооборота

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ  РФ

Государственное  образовательное учреждение

высшего  профессионального  образования

«КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра общего, стратегического, информационного  менеджмента

и бизнес-процессов

Допустить к защите

«__»декабря 2010г.

Доцент  кафедры

Общего, стратегического,

 информационного  менеджмента

 и  бизнес-процессов

________________ 

                            Г.Д. Бобылева

КУРСОВАЯ  РАБОТА

Система электронного документооборота «Dosc Vision»

Работу выполнила                       Валеева Гюзель Исламовна

Группа 1 курс 3 факультет  управления и психологии

Специальность: документоведение и документационное обеспечение управления

Руководитель: к.т.н. доцент Бобылева Галина Давидовна

Оценка:

__________________

Дата______________

Подписи членов комиссии

       ______________

       ______________

Краснодар 2010

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ3

1 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ  О СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО  ДОКУМЕНТООБОРОТА8

1.1 Назначение и основные  свойства СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА8

1.2 Общая классификация  СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА16

2 О СИСТЕМЕ DOCS VISION19

2.1  Архитектура и технологии DocsVision21

2.2 Функциональность DocsVision27

2.3  Основные объекты DocsVision31

2.4 Основные механизмы  DocsVision39

3 ВНЕДРЕНИЕ DOCSVISION НА ПРИМЕРЕ В ОАО "НОВОШИП"47

3.1 Методология внедрения  DocsVision47

3.2 Внедрение DocsVision  в  ОАО "НОВОШИП"50

ЗАКЛЮЧЕНИЕ54

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ57

ВВЕДЕНИЕ

Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и  умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного  ведения бизнеса. Способность принять  верное решение и вовремя отреагировать  на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит  не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно  в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование  накопленной информации (или, еще  хуже, ее утрата) может привести к  потере всего бизнеса. Ведь вовремя  не полученная информация или документ — это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с  различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки  и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в  оптимизации деятельности предприятия  любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота, которым и посвящена  данная курсовая работа.

Деятельность  любого предприятия сопряжена с  обработкой большого количества разнообразных  документов. Документы являются основным носителем деловой информации. Они  необходимы практически на каждом рабочем  месте и на каждом этапе работ. Достоверность, защищенность, и скорость доступа к документам – критически важные факторы деятельности предприятия.

«Бумажные технологии» документооборота уже  не отвечают требованиям современного динамичного бизнеса[1]. Использование электронных файлов, папок файловой системы и электронной почты ускоряют доступ и движение документов, но не обеспечивают нужной достоверности и защищенности. В случае большого количества документов и их интенсивной совместной обработки сотрудниками наступает хаос.

Предприятия неизбежно приходят к необходимости  использования специализированных систем для работы с электронными документами. Они позволяют упорядочить  работу с документами в электронном  виде, обеспечивая и достоверность, и защищенность, и скорость. Существует возможность придания юридической  значимости электронным документам наравне с бумажными. Но даже если по тем или иным причинам используются бумажные оригиналы, то работа с электронными версиями на этапах подготовки, при  ознакомлении, исполнении или справочно-информационном использовании дает значительный эффект.

Документы и бизнес-процессы предприятия тесно  взаимосвязаны. Любой документ участвует  каком-либо в бизнес-процессе, и практически  любой бизнес-процесс включает обработку  документов. Однако «бизнес-процесс  обработки документа» – это лишь частный случай. Поэтому полноценная  система управления бизнес-процессами, интегрированная с системой управления документами – это естественное решение.

Бизнес-процессы охватывают взаимодействие людей, документов и различных автоматизированных систем. Поэтому важно также, чтобы  это решение было интегрировано  с существующими учетными системами  и другими компонентами корпоративной  информационной системы предприятия.

Вот почему данная тема является одной  из актуальных в сфере делопроизводства и документооборота. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов. По данным ISO (International Standards Organization), управление и работа с документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия [2]. Оно означает особую работу с документами и данными: координацию процессов создания, изменения, распространения.

Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров — и самой информации.

Объектом  исследования данной работы является электронный документооборот, а предметом – система электронного документооборота «Dosc Vision».

Целью работы является, исследование системы электронного документооборота «Dosc Vision», а также анализ ее внедрения на примере ОАО "НОВОШИП".

Для достижения этой цели потребуется решение  следующих задач:

  • Рассмотреть понятие электронного документооборота
  • Рассмотреть систему электронного документооборота «Dosc Vision»
  • Проанализировать внедрение системы электронного документооборота на примере ОАО "НОВОШИП".

В последней четверти ХХ века огромное увеличение объемов информации и  внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного  обслуживания. Соответственно, стали  меняться и требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. От качества работы такой  службы существенно зависят уровень  и качество самого управления. Вследствие вышеизложенного, возникает необходимость  рационализации отработанных методов  поиска, обработки и хранения информации (документов) с разработкой совершенно новых приемов, режимов и методик  оценки, анализа и оптимизации  как внутренних, так и внешних документационных потоков предприятия, используя современные компьютерные технологии.

Степень разработанности проблемы. Вопросы  организационного развития предприятий  рассматриваются многими авторами.

Чаще всего это зарубежные специалисты: Backland, M. About a basis of the theory of management of the documentation/ M. Backland[3], Duranti, L. The impact of digital technology an archival science[4], Rothenberg, J. Avoiding Technological Quicksand: Finding a Viable Technical Foundation for Digital Preservation[5], Thibodeau, K. Preservation and migration of electronic records: the state of issue [6] и многие другие.

Отечественные авторы представлены более узким  кругом специалистов, что объясняется  недостаточным вниманием к проблемам  внедрения организационных нововведений в во времена плановой экономики. Тем не менее, можно говорить о  становлении отечественной научной школы, в формирование которой внесли вклад Баласанян, В.Э. Электронный документооборот — основа эффективного управления современным[7], Витин, Ю.Г. От документооборота классического — к электронному![8], Кочеткова, П. Система автоматизации делопроизводства [9] и др. Вместе с тем, следует отметить, что в этих работах преимущественно рассматриваются теоретические подходы к вопросам разработки и внедрения организационных нововведений, а конкретные рекомендации по практическим преобразованиям существующих систем управления промышленным предприятием имеют ограниченный характер. Многие положения этих работ требуют в настоящее время переосмысления и «привязку» к новым условиям функционирования предприятий.

Что касается зарубежных авторов, то слепое копирование их разработок не приводит к ожидаемому результату из-за специфических  особенностей российских промышленных предприятий и менталитета их руководителей, а также из-за традиционного  невнимания к вопросам подготовки коллектива к внедрению организационных новшеств со стороны высшего руководства и новых собственников предприятий.

1 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ О СИСТЕМАХ  ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1 Назначение  и основные свойства СЭД

Существует  множество определений того, что  такое электронный документооборот, остановимся на самом емком из них:

Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно [3].

Система электронного документооборота (СЭД) –  компьютерная программа (программное  обеспечение, система), которая позволяет  организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между  сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.)[4].

Также СЭД называют EDMS (Electronic Document Management Systems) – система управления электронными документами.

По  мнению отраслевых аналитиков, электронный  документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей  в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей[3]. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом, под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением[5].

Главное назначение СЭД — это организация  хранения электронных документов, а  также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и  по содержимому). В СЭД должны автоматически  отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации — от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов[6]. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.

Страницы:1234567следующая →

.

Добавить комментарий

Закрыть меню